در دنیای کسب و کار امروزی، شرکت ها و سازمان ها با انواع هزینه های مختلف روبرو هستند؛ از هزینه های بزرگ گرفته تا هزینه های کوچک و جزئی. مدیریت صحیح این هزینه ها، به ویژه هزینه های ریز، همواره یکی از چالش های اصلی بخش های مالی و اداری بوده است.
برای حل این چالش و تسهیل پرداخت هزینه های جزئی، راهکار تنخواه گردانی در حسابداری شرکت ها مطرح شد. تنخواه گردانی یک سیستم مدیریت مالی است که به شرکت ها این امکان را می دهد تا با واگذاری مبلغی نقد به یک فرد مطمئن، بتوانند هزینه های کوچک اما ضروری خود را به راحتی پرداخت کنند. در این مقاله، قصد داریم به طور کامل به بررسی مفهوم تنخواه و تنخواه گردانی بپردازیم و در نهایت با نکات مهم در این فرآیند حسابداری آشنا شویم.
اگر به حرفه و شغل حسابداری علاقه مند هستید میتوانید در دوره آموزش حسابداری از مقدماتی تا پیشرفته که به صورت صفر تا صد و کاملاً عملی و تخصصی در آموزشگاه فن آموزان برگزار میشود شرکت کرده و مدرک فنی حرفه ای آن را دریافت کنید. جهت مشاهده جزئیات و شرایط این دوره روی تصویر زیر کلیک کنید و یا با آموزشگاه تماس حاصل فرمایید.
تنخواه چیست؟
تنخواه یک مبلغ نقدی کوچک است که توسط واحد مالی شرکت در اختیار برخی کارکنان قرار می گیرد تا بتوانند هزینه های جزئی و روزمره شرکت را از آن پرداخت کنند. به زبان ساده، تنخواه همان پول تو جیبی است که به کارکنان داده می شود تا نیازی به تایید مالی برای هر پرداخت کوچک نباشد.
برای مثال، فرض کنید یکی از کارکنان باید بسته های پستی شرکت را روزانه یا هفتگی ارسال کند. به جای اینکه هر بار برای پرداخت هزینه پست، تأییدیه بگیرد، مبلغی به عنوان تنخواه در اختیارش قرار می گیرد تا بتواند به راحتی و بدون دردسر آن هزینه ها را پرداخت کند.
البته تنخواه باید براساس یک برآورد منطقی از هزینه های احتمالی تعیین شود و همه پرداخت های انجام شده باید با اسناد و مدارک لازم ثبت شوند. این کار باعث می شود حساب‌های شرکت به روز بمانند و امکان ردیابی تمام هزینه ها وجود داشته باشد و در نهایت، مدیر مالی و مدیرعامل باید این اسناد و مدارک را تأیید کنند.
با توجه به تعریف تنخواه یم توان فهمیدک که تنخواه یک ابزار مفید برای مدیریت هزینه های کوچک و فوری شرکت است که کارایی و سرعت عمل را در این زمینه افزایش می دهد.
تنخواه گردان کیست؟
تنخواه گردان فردی است که در یک شرکت یا سازمان، مسئولیت مدیریت و هزینه تنخواه را بر عهده دارد. به زبان ساده، تنخواه گردان همان کسی است که پول تو جیبی شرکت را در اختیار دارد و بر نحوه خرج کردن آن نظارت می کند. نقش تنخواه گردان یک نقش مهم و حساس محسوب می شود، زیرا این فرد با مبالغ نقدی سر و کار دارد و باید بتواند مورد اعتماد مدیران شرکت باشد. معمولاً هیئت مدیره شرکت، تنخواه گردان را انتخاب و تأیید می کند.
وظایف اصلی یک تنخواه گردان عبارتند از:
- دریافت مبلغ تنخواه از واحد مالی شرکت براساس یک برآورد از هزینه های احتمالی.
- انجام هزینه ها و خرید های جزئی و ضروری شرکت از محل تنخواه با رعایت سیاست های مالی سازمان.
- نگهداری فاکتور ها، اسناد و مدارک مربوط به هر پرداخت از تنخواه.
- تهیه گزارش و صورت خلاصه پرداخت های انجام شده از تنخواه و ارائه آن به واحد حسابداری.
- دریافت مجدد مبلغ تنخواه از واحد مالی پس از تأیید هزینه های انجام شده.
در واقع، تنخواه گردان حلقه واسط بین هزینه های روزمره و واحد مالی شرکت است که با مدیریت صحیح تنخواه، از انجام فرایند های اداری طولانی برای پرداخت های کوچک جلوگیری می کند.
تنخواه گردانی یعنی چه؟
حال که با تعریف تنخواه و وظایف تنخواه گردان آشنا شدید، تعریف فرآیند تنخواه گردانی مشکل نیست. اصطلاح تنخواه گردانی یک روش مدیریت مالی در شرکت ها و سازمان هاست که به آن ها کمک می کند تا بتوانند هزینه های جزئی و روزمره خود را به راحتی و بدون پیچیدگی های اداری زیاد، انجام دهند.
در این روش، مبلغی نقد توسط بخش مالی در اختیار یک نفر قرار می گیرد تا او بتواند هزینه های کوچک اما ضروری مانند هزینه‌ه ای پستی، خرید لوازم اداری و موارد مشابه را از این مبلغ پرداخت کند.
مزیت اصلی تنخواه گردانی این است که جلوی اتلاف وقت و پیچیدگی های اداری برای پرداخت های کوچک را می گیرد. به این ترتیب، هزینه های جزئی می‌تواند با سرعت زیاد انجام شود.
کاربرد حساب تنخواه گردان چیست؟
کاربرد اصلی حساب تنخواه گردان در شرکت ها و سازمان ها، تسهیل و تسریع پرداخت هزینه های جزئی و روزمره آن ها است. این حساب چند مزیت عمده دارد:
- پرداخت آسان و سریع هزینه های کوچک: با استفاده از تنخواه، هزینه های جاری و کوچک به سرعت و بدون پیچیدگی های اداری زیاد پرداخت می شود. حتی در مواردی که دسترسی به امکانات بانکی وجود ندارد، تنخواه می تواند راه گشا باشد.
- کاهش حجم عملیات حسابداری: هرچه پرداخت ها از طریق حساب های بانکی یا صندوق شرکت انجام شود، عملیات حسابداری پیچیده تر و طولانی تر می شود. اما با استفاده از تنخواه برای بخشی از هزینه ها، این فشار کاهش می یابد و فرایند ها ساده تر می شوند.
- کنترل بهتر وجوه نقد: مدیریت وجوه نقد برای هزینه های جزئی، از اهمیت زیادی برخوردار است. حساب تنخواه گردان امکان کنترل و نظارت بهتر بر این وجوه نقد را فراهم می کند.
ماهیت حساب تنخواه گردان چیست؟
حساب تنخواه گردان یک حساب موقت و از نوع حساب های دارایی در سیستم حسابداری شرکت هاست. ماهیت این حساب، نقش واسطه و تسهیل گر را در امور مالی و پرداخت هزینه های جزئی شرکت بر عهده دارد.
نکته مهم در مورد حساب تنخواه این است که این یک حساب موقت است. در پایان هر دوره مالی، مانده این حساب باید به حساب های دائمی دیگر مانند حساب صندوق، حساب بانک یا حساب های هزینه ها منتقل شود. بنابراین حساب تنخواه گویی پلی است که پرداخت های جزئی را از حساب های اصلی جدا می کند تا کار آسان تر شود.
نکات مهم در مورد افتتاح حساب تنخواه
قبل از افتتاح حساب تنخواه در یک شرکت یا سازمان، چند نکته مهم باید مورد توجه قرار گیرد:
- انتخاب تنخواه گردان مناسب: شخصی که به عنوان تنخواه گردان انتخاب می شود، باید فردی امین، مسئولیت پذیر و مورد اعتماد باشد، چرا که با مبالغ نقدی سر و کار خواهد داشت. لازم است صلاحیت و توانایی این فرد برای این نقش به خوبی ارزیابی شود.
- تعیین مبلغ مناسب تنخواه: مبلغ تنخواه باید براساس یک برآورد منطقی از هزینه های احتمالی تعیین شود.
- دریافت رسید معتبر: هنگام پرداخت مبلغ تنخواه، حتما باید رسید معتبری از تنخواه گردان دریافت شود تا سند آن موجود باشد.
- نگهداری اسناد و مدارک: تنخواه گردان باید تمامی فاکتور ها، رسید ها و اسناد مربوط به هزینه هایی که از محل تنخواه انجام می دهد را نگه دارد تا در پایان دوره به واحد حسابداری ارائه کند.
- ایجاد سیستم بایگانی: باید سیستم بایگانی مناسبی برای نگهداری اسناد و مدارک تنخواه وجود داشته باشد تا امکان ردیابی و بررسی آن ها فراهم باشد.
- اخذ تضمین (اختیاری): در برخی موارد، شرکت ها ممکن است از تنخواه گردان تضمینی مانند چک یا سفته دریافت کنند تا در صورت بروز مشکل، خسارت احتمالی جبران شود.
رعایت این نکات مهم قبل از افتتاح حساب تنخواه، به مدیریت بهتر این حساب و جلوگیری از بروز مشکلات احتمالی کمک شایانی خواهد کرد.
مطلبی که خواندید حاصل تلاش تیم تحریریه دپارتمان آموزش امور مدیریت مالی و حسابداری آموزشگاه فن آموزان بود که شامل دوره های آموزش کمک حسابدار و آموزش حسابداری از مبتدی تا پیشرفته میباشد.
نوشته آشنایی کامل با تنخواه و تنخواه گردانی در حسابداری اولین بار در آموزشگاه فن آموزان – آموزشگاه فنی حرفه ای برق ، تعمیرات و ابزار دقیق. پدیدار شد.
دیدگاه خود را بنویسید